Nota de Confidencialidade: O nome da empresa cliente foi substituído por Fundo Beta Patrimonial e métricas específicas foram projetadas com base no feedback do projeto, bem como algumas screenshots do antigo sistema, visando preservar a confiabilidade e as informações estratégicas do negócio. Os desafios e soluções de UX apresentados, no entanto, refletem fielmente o escopo e o resultado do projeto original
O Fundo Beta Patrimonial era arrastado por um sistema legado de mais de 10 anos de idade, e gerenciar uma documentação crítica de milhares de estruturas físicas era o desafio. O sistema se tornou um emaranhado por conta de uma base de dados alimentada de uma forma anárquica, gerando uma rastreabilidade incorreta de documentos (vigentes, vencidos, faltantes) e poluição operacional devido ao acúmulo de ocorrências (ações necessárias das terceirizadas) sem direcionamento.
O desafio central era substituir a plataforma por uma solução ágil, moderna e altamente guiada que forçasse a conformidade e restaurasse a confiança na base documental
O design focou em transformar regras complexas de workflow em interações intuitivas e seguras:
Wireframes, Testes de usabilidade & Iteração: O objetivo era validar a conformidade comportamental junto aos usuários, garantindo breve identificação e correção de rápida de gaps
Fluxo de Ocorrência Guiado: O fluxo para abertura e acompanhamento de uma ocorrência foi desenhado para ser totalmente guiado, minimizando erros e permitindo que a terceirizada cumprisse suas ações com clareza
Design centrado no risco: O painel principal (Dashboard) utilizava design minimalista de olho na identificação imediata de riscos, alertando sobre documentos próximos ao vencimento e gaps documentais, oferecendo ações imediatas
Back-end e Viabilidade: O uso de APIs internas permitiu que a solução enriquecesse a base de dados documentais com informações de outros sistemas do Fundo Beta Patrimonial
O design focou em transformar regras complexas de workflow em interações intuitivas e seguras:
Wireframes, Testes de usabilidade & Iteração: O objetivo era validar a conformidade comportamental junto aos usuários, garantindo breve identificação e correção de rápida de gaps
Fluxo de Ocorrência Guiado: O fluxo para abertura e acompanhamento de uma ocorrência foi desenhado para ser totalmente guiado, minimizando erros e permitindo que a terceirizada cumprisse suas ações com clareza
Design centrado no risco: O painel principal (Dashboard) utilizava design minimalista de olho na identificação imediata de riscos, alertando sobre documentos próximos ao vencimento e gaps documentais, oferecendo ações imediatas
Back-end e Viabilidade: O uso de APIs internas permitiu que a solução enriquecesse a base de dados documentais com informações de outros sistemas do Fundo Beta Patrimonial
A baixo custo de operação, o design atingiu com sucesso os objetivos de negócio e UX, iniciando uma restauração da confiança na gestão documental:
Eficiência operacional (Tempo de sessão): Redução de 40% no tempo médio gasto pelos usuários para lançamento de ocorrências e anexo de documentos. O que antes levava em média 13 minutos, hoje leva -8 minutos.
Conformidade documental (Risco): Redução significativa (30%+) no número de documentos vencidos ou faltantes, devido à visibilidade do status e rastreabilidade do workflow
