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nota de confidencialidade: O nome da empresa cliente foi substituído por Fundo Beta Patrimonial e métricas específicas foram projetadas com base no feedback do projeto, bem como alguns screenshots do antigo sistema, visando preservar a confiabilidade e as informações estratégicas do negócio. Os desafios e soluções de UX apresentados, no entanto, refletem fielmente o escopo e o resultado do projeto original
O Fundo Beta Patrimonial operava sobre um sistema legado de mais de 10 anos, responsável pela gestão documental de milhares de estruturas físicas vinculadas a um fundo patrimonial de um grande banco. Com o passar dos anos houve um crescimento contínuo de documentos sem tracking adequado, isso resultou em inconsistências e acúmulo de operações sem direcionamento.
Esse cenário representava um risco operacional e regulatório, além de comprometer a confiança institucional na base documental.
O desafio central era construir uma plataforma altamente guiada, orientada por regras de negócio claras, capaz de forçar conformidade e reestabelecer governança sobre a base documental.
Governança com Baixa Disruptividade
Desafio Cultural:
Risco de rejeição e fricção operacional devido ao forte hábito dos usuários com o modelo legado (mesmo falho).
Estratégia de Mudança:
Planejamento de uma transição progressiva para induzir novos comportamentos sem gerar rupturas no fluxo de trabalho.Pilares da Implementação:
Clareza: Fluxos mais nítidos e responsabilidades explícitas.
Visibilidade: Status de processos acessíveis e transparentes.
Estrutura: Regras obrigatórias, porém "invisíveis" (integradas ao sistema) para reduzir a carga cognitiva.
Objetivo de Design: Reorganização operacional focada em adoção orgânica e sustentabilidade cultural.
Validação, trade-off & Roadmap Estratégico
A reestruturação era necessária, a engenharia sinalizou barreiras críticas de capacity e riscos de impacto no sistema legado. Os testes de usabilidade com usuários transformaram suposições em evidências, mitigando incertezas e comprovando ganhos reais em clareza e redução de erros.
Com esses resultados, apoiei o Product Manager em uma negociação estratégica para recondicionar o projeto em um roadmap faseado.
Essa abordagem colaborativa permitiu equilibrar a viabilidade técnica com os compromissos dos stakeholders, garantindo a entrega da solução de forma incremental e segura
ux research
Tive a oportunidade regular de conduzir entrevistas com usuários da operação e de nível gerencial para compreender padrões reais de uso e fricções críticas, isso foi luxuoso!
Os principais insights revelaram:
Uso de e-mails como mecanismo paralelo de tracking
Ambiguidade na responsabilidade sobre ocorrências
Confiança parcial na base documental
Ausência de alertas estruturados
Esses achados evidenciaram falhas de governança e fundamentaram a priorização de um workflow mais estruturado junto ao PM e Tech Lead.
prototipação & validação
Desenvolvi wireframes e protótipos navegáveis para validar hipóteses comportamentais antes da implementação técnica.Os resultados fortaleceram a negociação técnica e sustentaram a evolução da solução.
Os testes focaram em:
Clareza no vínculo documento-evento
Redução de ambiguidade no tracking
Introdução de follow-ups estruturados
Conformidade comportamental
A solução utilizou APIs internas para integrar dados de outros sistemas, enriquecendo a base documental e aumentando a confiabilidade das informações exibidas.
ui design — fluxo guiado e dashboard orientado a risco
O objetivo foi estruturar comportamento dentro das regras de governança documental
Priorizou:
Alertas de vencimento
Identificação de gaps
Ações imediatas
O design minimalista favoreceu leitura rápida e tomada de decisão.
design system & escalabilidade
O retrofit também exigiu que os componentes do design system fossem adaptados para suportar novos estados documentais e padrões de alerta, as adaptações foram documentadas e estruturadas em parceria com engenharia, era preciso garantir consistência e reduzir a complexidade de implementação.
O fluxo de abertura e acompanhamento de ocorrências foi redesenhado como uma jornada totalmente guiada, reduzindo erro operacional e formalizando o circuito de responsabilidades.
reverter a crescente exposição a risco operacional e regulatório decorrente de uma base de dados ineficiente
Embora a interface obsoleta contribuísse para má usabilidade, o problema raiz não era estético — era estrutural.
Diversas alternativas foram consideradas, como melhorias incrementais na interface ou ajustes pontuais no banco de dados. No entanto, essas soluções atacariam sintomas, não nossa causa sistêmica
Solução Estratégica:
Painel de Workflow Visível e Rastreável:
Transformar um processo fragmentado em uma jornada clara e sequencial, onde cada documento possuía status explícito, histórico visível e responsabilidade atribuída.Governança do Lifetime:
Foi implementado um modelo em que cada evento precisava estar inequivocamente vinculado a um único documento, centralizando seu histórico e eliminando ambiguidade estrutural. Essa decisão corrigia a falha crítica do sistema legado: a inexistência de uma relação unívoca entre documento e ocorrência.
A implementação faseada permitiu ganhos perceptíveis já no primeiro mês de operação (isso foi melhor do que esperávamos), com consolidação dos resultados ao final do primeiro trimestre (Q1).
Eficiência Operacional (Tempo de sessão)
O tempo médio para abertura de ocorrências e anexo de documentos foi reduzido em aproximadamente 40%.
A média anterior de ~13 minutos por operação passou para cerca de 8 minutos, aumentando previsibilidade operacional e reduzindo esforço manual.
Conformidade e Mitigação de Risco
Houve redução superior a 30% no volume de documentos vencidos ou sem rastreabilidade.
A visibilidade ativa de status, o vínculo anti-falhas entre documento e evento e o follow-up estruturado fortaleceram a governança documental e reduziram exposição a risco regulatório.
Governança é um problema de comportamento, não apenas de sistema
O problema na real não era interface, mas na ausência de mecanismos que conduzisse um comportamento estruturado.
Quando o sistema não cria previsibilidade, os usuários criam soluções paralelas.Mudanças estruturais exigem rollout estratégico
Não é fácil equilibrar ambição estrutural e viabilidade técnica em um ambiente legado
O roadmap faseado permitiu mitigar risco institucional, preservar prazos e garantir uma adoção em bom ritmo.
