O Fundo Beta Patrimonial dependia de um sistema legado, com mais de 10 anos, para gerenciar a documentação crítica de suas milhares de estruturas físicas. O sistema era ineficiente, gerando rastreabilidade incorreta de documentos (vigentes, vencidos, faltantes) e poluição operacional devido ao acúmulo de ocorrências (ações necessárias das terceirizadas) sem direcionamento. O desafio central era substituir a plataforma por uma solução ágil, moderna e altamente guiada que forçasse a conformidade e restaurasse a confiança na base documental
O foco principal do projeto era reverter a Exposição a Risco Operacional e Regulatório causada pela falta de controle documental.
Essa exposição era uma consequência direta do caos operacional, onde a interface obsoleta e a má usabilidade impediam o rastreamento adequado dos documentos e a correta vinculação das ocorrências a eles.
Solução Estratégica:
Criação de um Painel de Workflow Visível e Rastreável que transformou o processo complexo em uma jornada clara, superando a poluição operacional e a rastreabilidade incorreta
Governança do Lifetime: Garantia de que cada evento fosse associado inequivocamente a um documento, de forma centralizada, corrigindo a falha crítica do sistema legado.
