O Fundo Beta Patrimonial era arrastado por um sistema legado de mais de 10 anos de idade, e gerenciar uma documentação crítica de milhares de estruturas físicas era o desafio. O sistema se tornou um emaranhado por conta de uma base de dados alimentada de uma forma anárquica, gerando uma rastreabilidade incorreta de documentos (vigentes, vencidos, faltantes) e poluição operacional devido ao acúmulo de ocorrências (ações necessárias das terceirizadas) sem direcionamento.
O desafio central era substituir a plataforma por uma solução ágil, moderna e altamente guiada que forçasse a conformidade e restaurasse a confiança na base documental
Reverter uma exposição a risco operacional e regulatório causada pela falta de controle documental se tornou o foco principal do projeto.
Essa exposição era um fruto direto do caos operacional, onde a interface obsoleta induzia uma má usabilidade, impediam o tracking adequado dos documentos e a correta vinculação dos eventos a eles.
Solução Estratégica:
Criação de um Painel de workflow visível e rastreável. Transformar o processo complexo em uma jornada clara, eliminar a poluição operacional e a rastreabilidade incorreta
Governança do Lifetime: Garantir de que cada evento fosse associado inequivocamente a um documento, de forma única, centralizada, corrigindo a falha crítica do sistema legado
