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nota de confidencialidade: o nome da empresa cliente foi substituído por Pionex e métricas específicas foram anonimizadas, visando preservar a confiabilidade e as informações estratégicas do negócio, conforme acordo de confidencialidade. Os desafios e soluções de UX apresentados, no entanto, refletem fielmente o escopo e o resultado do projeto original
a pionex possuía um sistema digital para emissão de Pedidos de Compra (PO), porém o processo apresentava algumas lacunas operacionais.
então, para contornar fricções no sistema, muitos usuários recorriam a processos paralelos, como trocas de e-mails e planilhas. Era o certo? Não! E isso fragmentava a jornada de procurement, criava riscos importantes para a organização:
baixa rastreabilidade das solicitações
possíveis quebras de compliance nas regras de cotação
perda de oportunidades de savings
como se não bastasse, a nova solução precisava competir com um sistema que já era até intravenoso entre os usuários: SAP Ariba.
O desafio não era apenas modernizar a interface, mas criar uma experiência suficientemente clara e confiável para reduzir o uso de processos paralelos e aumentar a adesão ao fluxo oficial
estive como Product Designer responsável pelo redesign do fluxo de criação de pedidos de compra, trabalhando em colaboração direta com:
Product Manager
Tech Lead e time de engenharia
stakeholders da área de procurement
lideranças operacionais e executivas
minhas responsabilidades incluíram:
análise da jornada atual
priorização de problemas
definição da estratégia de UX
criação e refinamento de wireframes
alinhamento contínuo com stakeholders
suporte às decisões de produto durante o desenvolvimento
escalabilidade e manutenção do design system
ESTRATÉGIA DE PRODUTO
para reduzir fricções e aumentar a adesão ao fluxo oficial, a estratégia foi transformar regras complexas de procurement em interações claras e guiadas.
essa abordagem deu origem ao Fluxo de compras guiado, um fluxo que pega o usuário pela mão e vai passo a passo durante a criação do pedido, antecipando erros e aumentando a previsibilidade do processo.
design decisions
transformar compliance em orientação
em vez de tratar compliance apenas como bloqueios, o fluxo foi projetado para guiar o usuário durante o processo, antecipando erros e validando informações em tempo real.
iIsso transformou regras complexas de procurement em interações progressivas e mais previsíveis.
equilibrar flexibilidade e governança
processos de compra precisam equilibrar autonomia operacional e controle organizacional.
optamos por bloqueios inteligentes combinados com feedback contextual, evitando restrições rígidas que poderiam incentivar o uso de processos paralelos. (Isso era um calcanhar de Aquiles)
priorizar entregas incrementais
a Engenharia garantiu que implementar todas as regras e validações inicialmente aumentaria consideravelmente o tempo de desenvolvimento.
após refinamentos com PM e Tech Lead, definimos um roadmap faseado, priorizando validações críticas no primeiro lançamento e evoluindo o sistema gradualmente.
PROCESSOS DE DESIGN
o fluxo foi desenvolvido de forma iterativa, envolvendo diferentes níveis da organização.
durante o processo realizei:
ciclos de wireframes de baixa fidelidade
refinamentos com PM e Tech Lead
validações com stakeholders operacionais
revisões com gestores da área de procurement
apresentações e alinhamentos com lideranças e C-Level
essas iterações permitiram equilibrar usabilidade, governança e viabilidade técnica
DESIGN SYSTEM & ESCALABILIDADE
durante o desenvolvimento do fluxo, fui responsável pela manutenção do design system do produto em collab com a engenharia, a ideia era padronizar componentes utilizados e definir estados de interação para validações e feedbacks do sistema.
Isso ajudou a garantir consistência visual, facilitar a implementação técnica e apoiar a escalabilidade da solução.
solução
o fluxo de compras guiado junta orientação ao usuário e controle de compliance em um único fluxo.
principais elementos da solução:
fluxo guiado passo a passo
validações em tempo real (com auxílio de APIs)
inserção estruturada de materiais
resumo final antes do envio
justificativa obrigatória para exceções
feedback imediato do status do pedido
Essa abordagem reduziu erros operacionais e aumentou a confiança dos usuários no sistema.
Resultados
no primeiro trimestre após o lançamento:
houve uma redução de 8% nas compras que ativaram o fluxo de exceção.
isso indicava uma maior adesão às regras de cotação e menor necessidade de intervenção manual no processo.
além disso, o novo fluxo estruturou melhor o registro das solicitações, criando uma base de dados mais confiável e rastreável, ponto forte para a governança, permitindo análises mais precisas de savings pela área de procurement.
principais aprendizados:
este projeto me apresentou que desafios em sistemas corporativos frequentemente se criam novos comportamentos do usuário diante de regras complexas (Gambiarra mesmo!).
pude aprender que:
fluxos guiados ajudam a transformar regras complexas de compliance em experiências mais claras
raras são as boas decisões de produto sem trade-off entre UX, engenharia e stakeholders
alinhamento precoce e frequente com áreas operacionais e lideranças acelera a tomada de decisão
