DISCLAIMER
product design · b2b · product strategy
Tempo estimado de leitura: ~7 min
nota de confidencialidade: este case foi anonimizado para respeitar acordos de confidencialidade, por definição do NDA, o nome da empresa cliente foi substituído por Pionex e métricas específicas foram anonimizadas, visando preservar a confiabilidade e as informações estratégicas do negócio, conforme acordo de confidencialidade. Os desafios e soluções de UX apresentados, no entanto, refletem fielmente o escopo e o resultado do projeto original
OVERVIEW
a pionex possuía um sistema digital para emissão de Pedidos de Compra (PO), porém o processo apresentava algumas lacunas operacionais.
então, para contornar fricções no sistema, muitos usuários recorriam a processos paralelos, como trocas de e-mails e planilhas. Era o certo? Não! E isso fragmentava a jornada de procurement, criava riscos importantes para a organização:
baixa rastreabilidade das solicitações
possíveis quebras de compliance nas regras de cotação
perda de oportunidades de savings
como se não bastasse, a nova solução precisava competir com um sistema que já era até intravenoso entre os usuários: SAP Ariba.
O desafio não era apenas modernizar a interface, mas criar uma experiência suficientemente clara e confiável para reduzir o uso de processos paralelos e aumentar a adesão ao fluxo oficial
MY ROLES
ESTIVE COMO PRODUCT DESIGNER RESPONSÁVEL PELO REDESIGN DO FLUXO DE CRIAÇÃO DE PEDIDOS DE COMPRA, TRABALHANDO EM COLABORAÇÃO DIRETA COM:
Product Manager
Tech Lead e time de engenharia
stakeholders da área de procurement
lideranças operacionais e executivas
minhas responsabilidades incluíram:
análise da jornada atual
priorização de problemas
definição da estratégia de UX
criação e refinamento de wireframes
alinhamento contínuo com stakeholders
suporte às decisões de produto durante o desenvolvimento
escalabilidade e manutenção do design system
Problema & Product Insight
ESTRATÉGIA DE PRODUTO & DESIGN DECISIONS
ESTRATÉGIA DE PRODUTO
para reduzir fricções e aumentar a adesão ao fluxo oficial, a estratégia foi transformar regras complexas de procurement em interações claras e guiadas.
dessa abordagem nasceu o fluxo de compras guiado: um passo a passo que antecipa erros e aumenta a previsibilidade do processo, do primeiro clique até o envio do pedido.
Transformar compliance em orientação
em vez de tratar compliance só como bloqueio, o fluxo foi desenhado pra guiar o usuário durante o processo, antecipando erros e validando informações em tempo real.
isso transformou regras complexas de procurement em interações progressivas, mais previsíveis do que decorar uma lista de exceções.
Equilibrar flexibilidade e governança
todo processo de compra vive essa tensão: autonomia de quem compra contra controle de quem responde pela política.
a saída foi combinar bloqueios inteligentes com feedback contextual, em vez de travar tudo de forma rígida. regra rígida demais é exatamente o que empurra o usuário de volta para as gambiarras, esse equilíbrio era o ponto mais frágil da decisão inteira, isso era nosso calcanhar de Aquiles
priorizar entregas incrementais
implementar todas as regras e validações de uma vez ia disparar o tempo de desenvolvimento, a engenharia sinalizou isso logo de cara.
Com PM e Tech Lead, desenhamos um roadmap faseado: validações críticas no primeiro lançamento, o resto evoluindo depois.
Como cada decisão virou tela
PROCESSOS DE DESIGN
o fluxo foi construído de forma iterativa, passando por diferentes camadas da organização:
ciclos de wireframes de baixa fidelidade
refinamentos com PM e Tech Lead
validações com stakeholders operacionais
revisões com gestores de procurement
apresentações e alinhamentos com lideranças e C-level
cada camada testava o mesmo trade-off por um ângulo diferente: usabilidade, governança e viabilidade técnica puxando em direções distintas até fechar num ponto que os três lados aceitavam
DESIGN SYSTEM & ESCALABILIDADE
durante o desenvolvimento do fluxo, fiquei responsável pela manutenção do design system do produto, em conjunto com a engenharia: padronizar componentes e definir estados de interação para validação e feedback do sistema.
Isso segurou a consistência visual, facilitou a implementação técnica e deu suporte pra escalar a solução sem retrabalho.
SOLUÇÃO
o fluxo de compras guiado junta orientação ao usuário e controle de compliance num único lugar:
fluxo guiado passo a passo
validações em tempo real, via API
inserção estruturada de materiais
resumo final antes do envio
justificativa obrigatória para exceções
feedback imediato do status do pedido
O resultado direto foi menos erro operacional
O resultado que eu gostaria de afirmar, mas não tenho dado pra sustentar sozinho, é que isso também aumentou a confiança no sistema.
O que dá pra afirmar com evidência é que reduziu o incentivo a contornar o fluxo oficial, e a métrica de exceção (queda de 8%) confirma issoNota sobre referências visuais:
recriadas para fins de portfólio, dados ou interface reais da empresa foram anonimizados
O que caiu, o que ainda não sei
A aposta era clara: se o fluxo oficial ficasse mais confiável de navegar do que a gambiarra, o comportamento mudaria sozinho.
Dados informados pela gerência da operação, o primeiro trimestre depois do lançamento, as compras que ativaram o fluxo de exceção caíram 8%
além disso, o novo fluxo estruturou melhor o registro das solicitações, criando uma base de dados mais confiável e rastreável, ponto forte para a governança, permitindo análises mais precisas de savings pela área de procurement.
Não tenho dado direto de confiança, a empresa não forneceu mais métricas além dessa.
O que tenho é o proxy mais próximo disponível: menos gente contornando o sistema é menos gente desconfiando dele.A leitura mais honesta é essa. Confiança em si continua sendo hipótese, não medição.
